本文
庶務課
業務内容
庶務課は他部署と異なり、直接患者さんと接する機会は多くありませんが、小さなことから大きなことまで、幅広い業務を担っています。業務が幅広いため、担当を決めて業務を行っているものもあれば、課内職員で分担している業務などもあります。いつでも院内外からのお問い合わせに迅速に対応できるよう、日々の業務に携っています。
また、職員一人ひとりが働きやすい職場環境を提供できるよう「内助の功」となり、日々努力しています。
おもな業務
・来客、窓口対応
・公文書および郵便物の収受・発送・保管など
・イベント等の運営
・院内図書室の管理・運営
・職員寮の管理
・電話交換業務
・広報および院内掲示物の管理
・ユニフォーム在庫管理、交換業務
・規程、マニュアル管理
・お中元、お歳暮、年賀状の手配
・公用車管理
そのほか、他課に属さないさまざまな業務
職員の声
―入職の経緯は？
東京で働いていましたが、地元にUターンしようと思ったことがきっかけです。また、学生の頃は当院に通っていた患者だったこともあり、親しみを持っていたことも理由です。
―どんな仕事をしていますか？
東京では出版社に勤務しておりましたので、そこで行っていた編集業務を生かして、広報を担当しています。各種広報誌の発刊、ホームページやSNSの運営、外部媒体の取材対応などが主な仕事です。いかに多くの方へ情報を発信できるか、そして当院のことをもっと知っていただくかを考えながら、業務にあたっています。
―部署の特徴を教えてください。
庶務課の仕事は実にさまざまで、広範囲にわたっています。この言い方が適当かどうか分かりませんが、「便利屋」といった感じです。決まったもの以外の突発的に行う業務も多く、令和2年以降では新型コロナウイルス感染症対策の業務が増えています。
―どんな時にやりがいを感じますか？
職員の皆さんに困ったことが発生した際に、その事務的なお手伝いをしたときですね。医師や看護師をはじめ、医療業務に携わっている職員の皆さんを裏で支えることが、結果的にそれらの職員が対応している患者さまへのサービスにつながると感じられたときは、やって良かったなと思います。
―課題はありますか？
私は中途入職のため年齢こそ課内でも高い方ですが（笑）、まだ2年目で、ここでのキャリアは一番下になります。ですので、もっと院内のことや、基本的な医療知識を蓄積したいですね。それが、日ごろの事務的なサポートの質を上げることや、広報担当者として当院の良さをより多くの方に伝えられることに結び付くと思いますので。
―入職を希望される方に向けて。
当院は医療関連の事務職以外にも、われわれのような一般的な事務職もあるので、医療知識に不安のある人も大丈夫です。実際に入職されてから勉強をして、医療関連の事務的な資格を取得された人もいますし、そういった人を支援する仕組みも当院にはあります。医療現場で働く人を支えたいという気持ちを持っている方を、お待ちしています。
―当院をご利用いただいている方へメッセージを。
いつもありがとうございます。皆さまがさらに当院をご利用しやすくなるように、さまざまな情報をお届けできればと思っていますので、これからもよろしくお願いします。
おもな1日のスケジュール
8:30～9:30 電話交換業務
コールセンターにかかってくる電話の取り次ぎ等を行います。
9:30～12:30 郵便物の発送、公文書の確認など
庶務課では院内すべての郵便物を集め、発送を行っています。
また、各所から当院に送られてきた書類を担当部署へ配布し、公文書は院内会議にかけるなどの確認を行います。
13:15～14:00 図書室の管理
お昼の休憩をはさんで、午後からはさまざまな専門書を集めた院内の図書室で、書籍の分類などを行います。
14:00～15:00 広報活動
院内で撮影を行ったり、ホームページを更新したりといった活動をしています。
15:00～17:00 公文書の管理
決裁を経た公文書や、院内で行われた委員会の議事録を管理し、ファイルにまとめて整理します。
17:00 業務終了
向いているのはこんな人
・事務業務をていねいに実行できる人
・誰かをサポートすることが好きな人
・調整役になることができる人
・臨機応変に対応できる人
・明るくはきはきと電話対応ができる人
・文書やポスターなどを制作するのが好きな人
